এস এ দিপু, ক্যারিয়ার মেন্টর: অফিসের ডেস্কে ফাইলের স্তূপ, ইনবক্সে শত শত অপঠিত ইমেইল, আর বস চাইছেন বিকেলের মধ্যেই গত মাসের সেলস রিপোর্ট—এই দৃশ্যটি কি আপনার পরিচিত? ২০২৬ সালের আধুনিক কর্মক্ষেত্রে কঠোর পরিশ্রম বা ‘Hard Work’-এর চেয়ে বুদ্ধিদীপ্ত পরিশ্রম বা ‘Smart Work’-এর কদর অনেক বেশি। আর এই স্মার্ট ওয়ার্কের চাবিকাঠি হলো এআই টুলস ব্যবহার করে অফিসের কাজ সম্পন্ন করা।

এআই টুলস ব্যবহার করে অফিসের কাজ

আজকের দিনে আমাদের হাতে রয়েছে Gemini-এর মতো শক্তিশালী এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট। গুগলের এই এআই টুলটি কেবল চ্যাটবট নয়, এটি আপনার ব্যক্তিগত বিশ্লেষক, লেখক এবং কোডার হিসেবে কাজ করতে পারে। আলো ঘর-এর দক্ষতা উন্নয়ন বিভাগ থেকে আজকের এই গাইডে আমরা দেখব, কীভাবে Gemini এবং অন্যান্য সেরা এআই টুলস ব্যবহার করে আপনি আপনার ৮ ঘণ্টার কাজ মাত্র ১ ঘণ্টায় শেষ করবেন।

একনজরে: এআই আপনাকে যেভাবে সুপারহিরো বানাবে

• ইমেইল ম্যানেজমেন্ট: চোখের পলকে প্রফেশনাল ইমেইল লেখা।
• রিপোর্ট তৈরি: জটিল তথ্যকে সহজ সামারিতে রূপান্তর।
• গুগল ওয়ার্কস্পেস: ডকস, শিটস এবং স্লাইডে Gemini-র সরাসরি ব্যবহার।
• রিসার্চ: সেকেন্ডের মধ্যে গভীর গবেষণা ও তথ্য সংগ্রহ।
• প্ল্যানিং: পুরো সপ্তাহের কাজের শিডিউল ও টু-ডু লিস্ট তৈরি।

কৌশল ১: ইমেইল ও কমিউনিকেশনে Gemini-র জাদু

অফিসে দিনের একটা বড় অংশ চলে যায় ইমেইল লিখতে। ক্লায়েন্টকে কনভিন্স করা বা বসকে ছুটির আবেদন—সবই এখন Gemini দিয়ে করা সম্ভব।

জাদুকরী প্রম্পট উদাহরণ:

আপনি যদি একজন ক্লায়েন্টকে প্রজেক্ট আপডেটের মেইল দিতে চান, তবে Gemini-কে বলুন:

Prompt: “Write a polite email to a client updating them that the ‘Website Redesign’ project is 80% complete and will be delivered by next Tuesday. Ask for a meeting on Wednesday for final review.”

Gemini আপনাকে সেকেন্ডের মধ্যে একটি স্ট্রাকচার্ড এবং প্রফেশনাল ইমেইল লিখে দেবে। আপনি শুধু নাম বসিয়ে সেন্ড করে দিন। এটি আপনার কমিউনিকেশন স্কিলকে অনন্য উচ্চতায় নিয়ে যাবে।

আরও পড়ুন: কর্পোরেট কমিউনিকেশন: অফিসে বস হওয়ার ১০টি প্রফেশনাল কৌশল (A-Z গাইড)

কৌশল ২: গুগল ওয়ার্কস্পেসে (Docs, Sheets, Slides) সরাসরি এআই

২০২৬ সালে গুগলের ইকোসিস্টেমে Gemini একটি বিপ্লব ঘটিয়েছে। এখন আর আলাদা ট্যাবে গিয়ে চ্যাট করতে হয় না; Google Docs বা Sheets-এর ভেতরেই Gemini কাজ করে।

Google Docs-এ লেখালেখি:

আপনি ডক ফাইলে কাজ করছেন, হঠাৎ আটকে গেলেন? সাইডবার থেকে Gemini-কে বলুন, “Help me write a project proposal for a new marketing campaign.” সে পুরো প্রপোজাল ড্রাফট করে দেবে।

Google Sheets-এ ডেটা অ্যানালিসিস:

জটিল ফর্মুলা মুখস্থ করার দিন শেষ। শিটসে Gemini-কে বলুন, “Highlight the cells where sales are less than 5000 and create a bar chart comparing monthly growth.” সে মুহূর্তেই কাজটি করে দেবে। এটি AI data analysis-এর এক দুর্দান্ত উদাহরণ।

Google Slides-এ প্রেজেন্টেশন:

স্লাইড তৈরির সময় শুধু টেক্সট দিন, Gemini নিজে থেকেই প্রাসঙ্গিক ছবি এবং লেআউট সাজিয়ে দেবে। প্রেজেন্টেশন নিয়ে আমাদের টেক নিউজ বিভাগে আরও বিস্তারিত টিপস পাবেন।

কৌশল ৩: রিপোর্ট সামারি ও রিসার্চ অ্যাসিস্ট্যান্ট

বস আপনাকে ৫০ পৃষ্ঠার একটি পিডিএফ রিপোর্ট দিয়ে বললেন, “আধা ঘণ্টার মধ্যে এর সারসংক্ষেপ (Summary) দাও।” মানুষের পক্ষে এটি অসম্ভব, কিন্তু এআই-এর পক্ষে এটি ১০ সেকেন্ডের কাজ।

পদ্ধতি:

• রিপোর্টটি কপি করে বা ফাইলটি আপলোড করে Gemini-কে বলুন: “Summarize this report in 5 key bullet points highlighting the risks and opportunities.”

• আপনি চাইলে এটিকে আরও সহজ ভাষায় বা অন্য ভাষায় (যেমন বাংলায়) অনুবাদ করতে বলতে পারেন।

এই স্কিলটি আপনাকে মিটিংয়ে সব সময় আপ-টু-ডেট থাকতে সাহায্য করবে।

কৌশল ৪: মিটিং নোটস ও শিডিউল ম্যানেজমেন্ট

মিটিংয়ে কি আপনি নোট নিতে ব্যস্ত থাকেন নাকি আলোচনায় অংশ নেন? এআই টুলস ব্যবহার করে আপনি দুটোই করতে পারেন।

• Otter.ai বা Fireflies.ai: এই টুলগুলো আপনার অনলাইন মিটিং (Zoom/Meet) রেকর্ড করে এবং মিটিং শেষে পুরো আলোচনার একটি লিখিত স্ক্রিপ্ট ও সামারি ইমেইল করে দেয়।

• Gemini-র ব্যবহার: মিটিং শেষে প্রাপ্ত নোটস Gemini-কে দিয়ে বলুন, “Based on these notes, create a list of action items for each team member.” সে সাথে সাথে কাজের তালিকা বা টু-ডু লিস্ট বানিয়ে দেবে।

আরও পড়ুন: ফ্রিল্যান্সিং এবং AI: ২০২৬ সালের সেরা ৫টি হাই-ডিমান্ড স্কিল (A-Z গাইড)

কৌশল ৫: ক্রিয়েটিভ কাজ ও কন্টেন্ট প্ল্যানিং

আপনি যদি মার্কেটিং বা এইচআর (HR)-এ কাজ করেন, তবে নতুন আইডিয়া বের করা অনেক সময় চ্যালেঞ্জিং হয়। এখানেও এআই টুলস ব্যবহার করে অফিসের কাজ সহজ করা যায়।

• সোশ্যাল মিডিয়া: “কোম্পানির এনিভার্সারির জন্য ৫টি লিঙ্কডইন পোস্ট আইডিয়া দাও”—Gemini আপনাকে হ্যাশট্যাগসহ পোস্ট রেডি করে দেবে।
• ইভেন্ট প্ল্যানিং: অফিসের বার্ষিক বনভোজনের জন্য বাজেটসহ একটি প্ল্যান চাইলে, এআই আপনাকে ভেন্যু, খাবার এবং অ্যাক্টিভিটির লিস্ট করে দেবে।

আমাদের Skill Development বিভাগে এআই দিয়ে কন্টেন্ট ক্রিয়েশন শেখার পূর্ণাঙ্গ গাইডলাইন রয়েছে।

প্রম্পট ইঞ্জিনিয়ারিং: এআই-এর ভাষা বোঝা

মনে রাখবেন, Gemini বা যেকোনো এআই টুল ততোটাই স্মার্ট, যতোটা স্মার্ট আপনার নির্দেশনা বা প্রম্পট। সাধারণ প্রম্পট না দিয়ে বিস্তারিত প্রম্পট দিন।

• খারাপ প্রম্পট: “একটি রিপোর্ট লেখো।”
• ভালো প্রম্পট: “একজন সিনিয়র সেলস ম্যানেজার হিসেবে গত মাসের সেলস ডেটা বিশ্লেষণ করে একটি রিপোর্ট লেখো, যেখানে ঢাকার মার্কেটের পারফরম্যান্স হাইলাইট করা থাকবে।”

এআই টুলস ব্যবহার করে অফিসের কাজ করা কোনো ফাঁকিবাজি নয়, এটি হলো সময়ের সঠিক ব্যবহার। ২০২৬ সালে কর্মক্ষেত্রে তারাই এগিয়ে থাকবে, যারা Gemini-র মতো টুলগুলোকে নিজেদের ‘সহকর্মী’ হিসেবে গ্রহণ করবে।

ভয় পাবেন না, প্রযুক্তি আপনার শত্রু নয়। আজ থেকেই ছোট ছোট কাজে এআই ব্যবহার শুরু করুন। দেখবেন, কাজের চাপ কমে গেছে এবং আপনি নিজের ক্যারিয়ার গড়ার জন্য বাড়তি সময় পাচ্ছেন।

এআই এবং ক্যারিয়ার সংক্রান্ত যেকোনো সাপোর্টের জন্য আলো ঘর-এর সাথেই থাকুন।

লেখক পরিচিতি: এস এ দিপু, ক্যারিয়ার মেন্টর: [আলো ঘর]-এর স্বপ্নদ্রষ্টা। একজন অভিজ্ঞ ওয়েব ডেভেলপার, এসইও (SEO) ও এআই (AI) বিশেষজ্ঞ হিসেবে তিনি গত ৯ বছর ধরে শিক্ষার্থীদের আধুনিক ক্যারিয়ার গড়ার বাস্তবসম্মত দিকনির্দেশনা দিয়ে আসছেন।

আরও পড়ুন: ভর্তি পরীক্ষার শেষ ১০ দিনের প্রস্তুতি: চান্স পাওয়ার পূর্ণাঙ্গ গাইড ও রুটিন